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published by Antonio Pascual

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MOOC. Planificación y gestión de proyectos en la Administración Pública.
Módulo 2: Definición y organización del proyecto
ACTA DE INICIO
EPISODIO 2: Definir el Acta de constitución del proyecto (project charter)
IMPLANTACIÓN DE UN GESTOR DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE CONTRATACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRELLA DE LA MUERTE
#Deathstar
IDENTIFICACIÓN
  • Nombre:
    Implantación de un gestor de expedientes electrónicos de contratación en la Administración de la Estrella de la Muerte.
     
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  • Nombre corto: Exp_elect_contratos

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DESCRIPCIÓN
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Implantar tecnológica y funcionalmente una solución que cumpla con los estándares de interoperabilidad y de seguridad (EGI y EGS) para la gestión de expedientes en materia de contratación, de forma que se elimine el papel desde el inicio del expediente de contratación (fase preparatoria de pliegos, informes, etc), durante el proceso completo de licitación, adjudicación y firma del contrato, el seguimiento de la ejecución (facturas y certificaciones) y extinción o finalización del mismo.
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JUSTIFICACIÓN
  1. La entrada en vigor de la nueva normativa sobre régimen jurídico y de procedimiento administrativo de la Administración de la Estrella de la Muerte;

  2. Los condicionamientos impuestos por el Senado Galáctico a la hora de transferir los recursos del Fondo de Liquidez Astrogacinómico (FLA);

  3. La exigencia de la sociedad y la necesidad de la Administración de la Estrella de la Muerte relacionarse con ella utilizando medios electrónicos;

  4. La necesidad de agilizar y simplificar dichos expedientes;

  5. La necesidad de ser más transparentes en la contratación;

  6. La necesidad de interoperar con plataformas de contratación de otros sistemas estelares;

  7. La caducidad programada del gestor actual.


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OBJETIVO
Implantar un sistema específico de contratación que permita actualizar el sistema actual y unificar el sistema de gestión para todo el sector público imperial (Administración y su Sector Público Instrumental) antes del 9 de marzo de 2018, fecha de la entrada en vigor de la nueva ley.
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ALCANCE
Una aplicación que permitirá la gestión global extremo a extremo (preparación; licitación; adjudicación;contrato; seguimiento de la ejecución; liquidación) de todos los contratos llevados a cabo por parte de la administración de la estrella de la muerte y su Sector Público Instrumental (SPI).
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RECURSOS
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  1. Recursos económicos

  2. Adquisición de  software y su adaptación.adaptarlo

  3. Recursos humanos

  4. Personal para contratación y seguimiento;

  5. Informáticos para adaptaciones;

  6. Formadores para formar en el uso de la nueva herramienta

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COSTES
Se establece un coste aproximado de 800.000,00 € para la adquisición, instalación, parametrización, adaptación a soluciones corporativas y formación de los usuarios.
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TIEMPO
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Debido a que el 9 de marzo de 2018 entra en vigor la nueva normativa recién aprobada, y al escaso margen disponible para ejecutar el proyecto, la duración del proyecto se igualará al plazo máximo para ejecutarlo, que no puede ser superior a cuatro meses.
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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
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  1. Deberá cumplir los  de desarrollo de la DG de Tecnología Imperial;

  2. Deberá cumplir los Esquemas Galácticos de Interoperabilidad (EGI) y de Seguridad (EGS);

  3. Se deberá integrar con el sistema económico financiero corporativo (SAP);

  4. Se deberá integrar con las soluciones corporativas existentes (NOTIB, PORTAFIB, GDIB-Archivo), Registro de Entrada y Salida;

  5. Se deberá integrar con las soluciones imperiales como @firma, APODERA, REPRESENTA, [email protected];

  6. Se deberá integrar a la Plataforma de Contratación Sideral;

  7. Deberá permitir actuar como portal del contratista a nivel imperial;

  8. Deberá permitir  disponer de un registro de licitadores;

  9. Deberá incorporar un Registro de Contratos.

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LIMITACIONES
Las soluciones corporativas de gestión de expedientes deben adaptarse demasiado para poder asumir dicha gestión con algunas modificaciones;
La Intervención debe dar el OK a la herramienta.
Cualquier solución externa con todas las funcionalidades requeridas, a parte de la parametrización específica, necesitan adaptación tecnológica a las soluciones corporativas implicando también otro coste adicional.;
El software no licenciado;
La Instalación on premise (en nuestros servidores);
La disponibilidad de recursos económicos y personales para llevarlo a cabo;
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INTERESADOS
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Intervención
Junta Consultiva de Contratación
Central de Compras
DG Tecnologías
DG Transparencia
Entidades del Sector Público
Gestores del Archivo electrónico único corporativo
Proveedores
La sociedad
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ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
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Las personas encargadas de gestionar el proyecto son:
@ajpacualgarcia
@miquelaguilo
@nandomonar
@gioccy

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RIESGOS INICIALES
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  • No disponer de personal para realizar las contrataciones;
  • Que el Senado Imperial contrate sistemas distintos que la Estrella de la Muerte y dificulte acciones posteriores como la transparencia, ahorro, o unificación de criterios de políticas públicas;
  • No cumplir en plazos y no se incumplan las leyes de régimen jurídico y procedimiento.
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REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
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Que los departamentos de contratación de la Administración de la Estrella de la Muerte empiecen a usar la solución encontrada en un plazo de 4 meses, y en 10 meses únicamente se utilice el software o solución escogida.
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NOMBRAMIENTOS DE LOS RESPONSABLES
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DG Tecnologías;
DG Transparencia y Atención al Ciudadano;
DG de Coordinación;
Intervención;
Empresas grandes del SPI;
Responsables de contratación de cada conselleria.
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https://ebapgestionproyectos.wordpress.com/
GRACIAS
https://blogplanificacionygestiontoni.blogspot.com.es/
Versión definitiva. Documento aprobado.

Equipo #Deathstar